Bij Bedrijfsvoering zetten wij de komende jaren in op een optimale ondersteuning van onze primaire processen en alle medewerkers van VrAA. Deze ondersteuning past bij de behoeften en mogelijkheden van de organisatie.
Wat zien we om ons heen?
De continu veranderende samenleving en de manier waarop onze organisatie zich daaraan moet aanpassen vraagt het nodige van de ondersteuning vanuit Bedrijfsvoering. We hebben steeds meer en sneller informatie beschikbaar. Informatiegestuurd werken zowel voor onze primaire processen – via informatiegestuurde veiligheid – als voor de ondersteunende processen is de norm geworden om prestaties van organisaties te verbeteren. Dat vraagt om processen en systemen die hierop zijn ingericht en die flexibel en gebruiksvriendelijk zijn. Dat vraagt om medewerkers en leidinggevenden die zich blijven ontwikkelen om de verantwoordelijkheid van continue beweging en verbetering te kunnen oppakken en om goede samenwerking binnen onze diverse organisatie. We zien dat onze organisatie behoefte heeft aan relevante sturingsinformatie om de koers van de organisatie beter te kunnen bepalen en bijsturen. Ons bestuur en onze stakeholders moeten we tijdig en van adequate verantwoordingsinformatie voorzien.
De financiële ontwikkelingen binnen gemeenten en de rijksoverheid laten voor de komende jaren veranderingen zien. Dat versterkt de noodzaak om onze middelen doelmatig aan te wenden. Om onze keuzes nog beter te legitimeren en transparant te maken. De extra financiële middelen die we van onze gemeenten hebben gekregen, zorgen voor de noodzakelijk impuls om onze taken goed te kunnen uitvoeren en ons aan alle wettelijke verplichtingen te houden.
De situatie op de arbeidsmarkt vraagt om een adequaat beleid om onze positie als aantrekkelijke werkgever te versterken. We moeten kiezen voor een brede doelgroepbenadering die zich richt op de inclusieve samenleving. Ook ons aanbod zal onderscheidend en aantrekkelijk moeten zijn om de instroom van medewerkers te waarborgen. Wij moeten ons anders gaan verhouden tot de potentieel nieuwe collega’s op de arbeidsmarkt.
Wat is onze ambitie?
Om onze primaire processen, medewerkers en managers optimaal te ondersteunen, is onze ambitie voor de komende jaren:
- De verantwoordelijkheid voor de te maken keuzes moet daar liggen waar die keuzes het best gemaakt kunnen worden, dus zo dicht mogelijk bij de uitvoering. Processen en systemen moeten op basis daarvan ingericht worden. Maar ook het aspect ‘lerende organisatie’ vraagt om een gesloten PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) waarbij continu verbeteren het doel is. De interne planning en control-cyclus zullen we opnieuw onder de loep nemen.
- Een ‘efficiënte bedrijfsvoering’ is een doorlopend proces. Vermindering van de regeldruk en procesoptimalisatie zijn aandachtspunten voor de komende periode. Sleutelbegrippen hierbij zijn ‘van controle naar vertrouwen’ en ‘herinrichting van het applicatie-landschap’. Een Lean-geïnspireerde benadering vormt hierbij de basis.
- ‘Informatiegestuurd werken’: onze werkprocessen en -systemen zijn up-to-date, veilig en betrouwbaar en voldoen aan wet- en regelgeving. Komende jaren werken we verder aan de beveiliging van onze systemen en de voorbereiding op dreigingen van buiten. Bedrijfscontinuïteit op de meest kritische processen is daarbij het uitgangspunt.
- ‘Maatschappelijke meerwaarde als uitgangspunt’: voor de uitvoering van onze wettelijke taken opereren wij op een complex maatschappelijk speelveld. Transparantie en dialoog met onze stakeholders is hierbij voorwaardelijk om de legitimiteit van de te maken keuzes te onderbouwen.
- ‘Duurzaamheid’: De maatschappelijke opgave op het gebied van duurzaamheid raakt de komende jaren ons brede beleid op het gebied van bedrijfsvoering. Niet alleen de consequenties voor onze gebouwen of materieel zijn hierbij in beeld, maar ook de wijze waarop we bij de uitvoering van onze taken op een bewuste manier met onze omgeving omgaan.
Gezondheid
De mentale en fysieke gezondheid en weerbaarheid van onze medewerkers is een belangrijk speerpunt voor de komende jaren. We zetten niet alleen in op een daling van het ziekteverzuim, maar ook op het versterken van de mentale zorg en weerbaarheid. Het gezondheidsprogramma voor onze medewerkers heeft de komende jaren een grote impact op onze organisatie. Versterking van de gezondheid van onze medewerkers draagt op termijn bij aan de paraatheid en slagkracht van de organisatie én naar verwachting ook aan het geluk en werkplezier van onze medewerkers.
Onze mensen zijn ons kapitaal
Wij beschouwen onze mensen als het allerbelangrijkste als het gaat om het waarmaken van onze missie en visie. In een lastige arbeidsmarkt is het een opgave om voldoende gekwalificeerde mensen binnen te halen en te houden. Wij willen en moeten een aantrekkelijke werkgever zijn waar mensen graag werken en blijven werken.
Wat gaan we doen?
- We stimuleren en faciliteren persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en leidinggevenden op alle niveaus.
- We creëren een uitnodigend kennisplatform, waarop het voor iedereen mogelijk is om webinars, workshops en trainingen te volgen.
- Met aandacht hebben voor elkaar stimuleren we samenwerking en collegiaal gedrag.
- We voeren proces-, project- en programmamanagement structureel in waarbij de focus ligt op doel- en resultaatgericht samenwerken.
- Stap voor stap beschrijven, actualiseren en digitaliseren we onze processen.
- We werken aan een stevige, flexibele informatievoorziening om op basis daarvan informatiegestuurd werken breed in de organisatie toe te passen en het gewenste niveau van informatievoorziening stapsgewijs te bereiken.
- Voor het beheer van informatie ontwikkelen we een functionele en toekomstbestendige werkwijze volgens de wettelijk gestelde verplichtingen en aansluitend op landelijke kaders.
- We zetten een dashboardsysteem op met daarin doelstellingen, indicatoren, onderlinge verbanden en prestaties, waarmee de resultaten van de organisatie moeiteloos zichtbaar en meetbaar zijn. Onderdeel is een instrument voor het vertalen van strategisch doelen naar prioritering in de uitvoering van activiteiten.
Planning en Control
We vernieuwen de interne Planning en Control-cyclus, waarbij de gesprekkencyclus breed wordt geïmplementeerd. Naast de interne verantwoordings- en stollingsmomenten, hoe we er voorstaan en we hierover rapporteren, passen we de externe P&C-cyclus aan. Dit doen we op basis van de behoefte van onze bestuurlijke omgeving; hierbij zoeken we naar nieuwe vormen passend bij die behoefte.
Procesoptimalisatie
De interne processen houden we tegen het licht. Daar waar procesoptimalisatie mogelijk is, voeren wij die door. Het begrotingsproces richten we op basis van de bijgestelde stuurprincipes opnieuw in. Ook komt er een actualisatie van ons meerjarig materieel investeringsplan en vastgoedplan. Dit leggen we voor aan het bestuur en verwerken we in de begroting.
Digitale optimalisatie en informatiebeveiliging
De bestaande applicaties beoordelen we op hun functionaliteit. Vanuit het adagium ‘One fits All’ beoordelen we opnieuw de digitale architectuur en nemen we afscheid van overbodige applicaties waar mogelijk.
De implementatie van de maatregelen om te voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid en de verdere implementatie van een Security Operations Center krijgen verder gestalte. We stellen een Business Continuïteitsplan op en stellen dit plan vast. Daarnaast optimaliseren we de komende jaren onze processen door deze stap voor stap te beschrijven, te actualiseren, te digitaliseren en/of te optimaliseren.
We zetten een dashboardsysteem op met daarin doelstellingen, indicatoren, onderlinge verbanden en prestaties, waarmee de resultaten van de organisatie moeiteloos zichtbaar en meetbaar zijn. Onderdeel is een instrument voor het vertalen van strategische doelen naar prioritering in de uitvoering van activiteiten.
Onze duurzaamheidsinspanning maken we zichtbaar op basis van de nog te implementeren CO2-ladder.
Onze mensen zijn ons kapitaal
Onze organisatie draait op onze mensen. Op straat, in de garage, op kantoor of bij hun werkgever met een pieper in de buurt: onze mensen zorgen er 24/7 voor dat wij onze taken kunnen vervullen. Voor die mensen moeten we goed zorgen en we moeten continu nieuwe talenten aantrekken. Om de juiste talenten aan te trekken, zet de organisatie een recruiter in. Deze helpt ons ook met de arbeidsmarktpropositie, zodat wij goed aansluiten bij de wensen en verwachtingen van toekomstige collega’s.