5.1 Start met juiste crisisdiagnose
Een crisis kan op verschillende manieren ‘ontstaan’. Het kan keurig de lijn van opschaling bewandelen vanuit een mono-incident waarbij de hulpdiensten meer behoefte aan afstemming hebben, de effecten groter worden, schaarste optreedt en bestuurlijke issues optreden. Het kan ook helemaal geen gezicht hebben op straat en toch ineens fors opgeschaald worden. Of dat de verwachting groeit dat een crisis zich aandient of aan zou kunnen dienen. Een goede diagnose van de crisis (in ontwikkeling) is daarin cruciaal.

Dit vraagt om een centrale ‘as’ die tijdens crisis met elkaar in verbinding kan staan om hierover te adviseren en keuzes in te maken. Hierin zijn de volgende lijnen onderscheiden:

  • Operationele diagnose: Straat (OVD’s politie, brandweer, geneeskundig, bevolkingszorg, Meldkamer (OVD OC, CaCo) met Leider CoPI (GRIP1);
  • Tactische diagnose: Leider CoPI met Operationeel Leider (GRIP2);
  • Strategische diagnose: Operationeel Leider met burgemeester/voorzitter veiligheidsregio (GRIP3/4/5);

Uiteraard kunnen alle bestuurders en functionarissen in deze centrale as voor de diagnose terugvallen op hun eigen adviseurs.
Deze lijnen gelden voor acuut en niet-acuut, waarbij er bij voorbereidend crisismanagement een centrale/initiërende rol is voor de Operationeel Leider.

In alle gevallen geldt dat de diagnose gebaseerd moet zijn op een multi­disciplinair beeld van de situatie en een laagdrempelige samenwerking tussen allen bij de crisis betrokken personen. Dat betekent dat alle relevante kolommen hun aandeel in de diagnose en daarmee de advisering ­moeten kunnen leveren. Multi Informatie Management (warme fase) en het Veiligheids Informatie Knooppunt; (VIK – koude fase), zijn hierin cruciaal.

5.2 Vaste teams
Op strategisch, tactisch en operationeel niveau komen we de drie crisisteams tegen:

1. Gemeentelijk/Regionaal BeleidsTeam
Dit team wordt voorgezeten door de burgemeester of de voorzitter veilig­heidsregio. Onder voorzitterschap van de burgemeester vergadert het GBT in GRIP 3 standaard in de eigen gemeente of op verzoek op het Regionaal Crisis Centrum (RCC) in Amsterdam. Onder voorzitterschap van de voorzitter veiligheidsregio in GRIP 4 of 5 komt het RBT altijd ­bijeen in het RCC.
Het GBT/RBT staat ten dienste van de burgemeester of voorzitter veilig­heidsregio en de deelnemers aan dit overleg adviseren de burgemeester of voorzitter veiligheidsregio in zijn of haar rol als bevoegd gezag. Bij GRIP 3 nemen de strategisch vertegenwoordigers/leidinggevenden van de kolommen als adviseur deel aan het GBT. Bij GRIP 4 of 5 zijn dit de regioburgemeesters, de directeur veiligheidsregio en de vertegenwoordigers/leidinggevenden van de kolommen.. De Operationeel Leider neemt deel aan het GBT/RBT als verbinder naar de operatie en is daartoe aangewezen door de burgemeester/voorzitter veiligheids­regio . De IM sectie bereidt de vergaderingen voor, verzorgt het informatiebeeld en verzorgt de updates in LCMS.
Het GBT/RBT richt zich op bestuurlijke issues die voortkomen uit de ­crisis in de breedste zin van het woord. De burgemeester/voorzitter
Veiligheidsregio wordt bijgepraat op de belangrijkste ontwikkelingen zodat zij of hij haar of zijn rol als bevoegd gezag goed kan uitoefenen. Aanvullend kunnen situationeel bepaald door het BT belangrijk geachte functionarissen aansluiten.

2. Regionaal Operationeel Team
Het ROT wordt voorgezeten door de Operationeel Leider die naast voorzitter van dit overleg, bij wet aangewezen is in zijn of haar functie. In het team kennen we een standaardbezetting van kolommen en ­processen De OL kan van deze standaardbezetting afwijken. Het ROT komt altijd bijeen in het RCC in Amsterdam. De deelnemers van het
ROT vertegenwoordigen met mandaat de eigen kolom.
De IM sectie bereidt de vergaderingen voor, verzorgt het informatie­beeld en verzorgt de updates in LCMS. De adviseur crisisbeheersing coördineert namens de OL de multi-samenwerking en scenario-ontwikkeling.
Het ROT richt zich bij plaatsgebonden crises (specifiek geografische brongebied) op de ontwikkeling van scenario’s voor plaats incident overstijgende effecten en effecten op de langere termijn, voorbereiding van het bestuurlijke besluitvorming in het GBT of RBT en het onder­steunen van het CoPI bij plaatsgebonden incidenten. Bij niet-plaats­gebonden crises (geen eenduidig geografische brongebied) heeft het ROT de operationele leiding.

3. Commando Plaats Incident (CoPI)
Het CoPI wordt geleid door de Leider CoPI. De Leider Copi heeft in onze veiligheidsregio een steviger rol dan in andere regio’s het geval is, omdat het CoPI zich zowel op het bron- als het effectgebied richt. In het CoPI overleggen de officieren van dienst vanuit de verschillende kolommen, aangevuld met de informatiemanager en de voorlichter met elkaar om samen te bepalen wat de beste manier is om een incident te bestrijden.
Het CoPI richt zich op bron- en effectbestrijding van plaatsgebonden incidenten (duidelijke geografische bron).

5.3 Plaatsgebonden/Niet-plaatsgebonden
Binnen de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland zijn we gewend dat het CoPI zowel de bron- als het effectgebied van een calamiteit afhandelt. Het ROT heeft dan een ondersteunende functie op het CoPI en een eigen rol rond scenariodenken voor effect voor de regio of op de langere termijn en het voorbereiden van het GBT of RBT. We noemen dat een calamiteit of crisis die plaatsgebonden is, bijvoorbeeld een grote brand of ongeval met gevaarlijke stoffen. Is er echter geen concrete geografische locatie aan te wijzen voor de calamiteit die een crisis veroorzaakt, dan noemen we dat een niet-plaatsgebonden crisis (bijvoorbeeld grootschalige stroomstoring). In dat geval is er vaak geen CoPI en heeft het ROT de directe operationele aansturing op de crisis.

5.4 Staf Operationeel Leider
De Operationeel Leider heeft in de opgeschaalde structuur een in de Wet Veiligheidsregio’s geregelde leidinggevende positie namens de voorzitter/burgemeester en heeft daarmee een centrale rol in crisisbeheersing en een directe lijn naar het bevoegd gezag.

Met de centrale rol van de Operationeel Leider in de crisisdiagnose als schakel tussen operatie en strategie past ook een zekere ­ondersteuning van de Operationeel Leider. Deze heeft daarom een kleine staf, die bestaat uit een adviseur crisisbeheersing, communicatieadviseur en een informatiemanager.

  • De informatiemanager is al een bestaande rol, maar wordt beter ­gepositioneerd in de ondersteuning van de Operationeel Leider tijdens en buiten de vergaderingen van het crisisteam. De adviseur crisis­beheersing is een nieuwe rol en zorgt voor de inhoudelijke ondersteuning van de Operationeel Leider. De communicatieadviseur is ook een bestaande rol en zorgt voor het duiden van het beeld in de media en de impact op dat beeld bij het opschalen/ondernemen van aanvullende maatregelen.
  • Het alarmeren van de Operationeel Leider met ondersteunende staf wordt de lichtste vorm van (voorbereidende) opschaling. Dit is bijvoorbeeld relevant bij een GRIP1 met dreigende escalatie (een voltallig ROT is (nog) niet nodig) of in de eerste fase van de modaliteit niet-acute ­crisis/voorbereidend crisismanagement. Op ieder gewenst moment kan de OL uiteraard het ROT geheel (lineair) of gedeeltelijk (modulair) op laten komen.

5.5 Actiecentra
Het staat de verschillende kolommen en processen vrij om met eigen actiecentra te werken. Zij ondersteunen de operationele eenheden en de vertegenwoordigers van de kolommen en processen in de verschillende teams. De wijze van inrichten van deze actiecentra is vormvrij. Actiecentra houden hun werkzaamheden wel bij in LCMS.

5.6 Alternatieven structuur
De structuur staat ten dienste van de crisis, niet omgekeerd. Vanuit de Operationeel Leider, gehoord de meest betrokken kolommen bestaat altijd de mogelijkheid om voor een afwijkende structuur te kiezen. Daarbij rekening houdend met de duidelijkheid voor kolom- en procespartners over hun eigen positie in de alternatieve organisatievorm.

5.7 Nafase
De nafase is een cruciaal proces dat al tijdens de crisisfase opgestart wordt. Crises kunnen nog lang doorlopen nadat de feitelijke crisis voorbij is. Dan is een goede overdracht aan een projectgestuurde organisatie nodig om te zorgen dat dit goed verloopt. De nafase is een gemeentelijk proces en vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Deze kan door de gemeentesecretaris gedelegeerd worden, bijvoorbeeld bij GRIP 1 in de Amsterdamse stadsdelen aan de stadsdeeldirecteur. De Operationeel Leider bepaalt wanneer de nafase aanhaakt in het ROT. In het GBT of RBT heeft de gemeentesecretaris een vaste positie.

5.8 Tussenstappen
Het crisismanagement in de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland biedt in de structuur ook de mogelijkheid voor tussenstappen. Zo kunnen officieren van dienst de Leider CoPI alarmeren zonder dat het CoPI al geactiveerd wordt. En kan de Leider CoPI de Operationeel Leider alarmeren zonder dat het ROT al volledig gealarmeerd wordt. Feitelijk gebeurt dit wanneer rugge­spraak nodig is in de diagnose hoe het incident zich ontwikkelt. Respectievelijk de Leider CoPI en de Operationeel Leider kunnen vervolgens beslissen of hun teams geheel of gedeeltelijk gealarmeerd worden. Lineair betekent dat een geheel crisisteam (bijv. CoPI of ROT) actief wordt en modulair betekent dat aan de voorzijde aangegeven wordt wie specifiek nodig is (bijv per proces of discipline).

5.9 Invulling multidisciplinaire rollen
Binnen de crisisstructuur kennen we verschillende multidisciplinaire rollen. Dit zijn rollen die niet specifiek namens een kolom plaatsvinden, maar die ten dienste staan van de gehele structuur. We noemen deze ook wel ontkleurde rollen. Het gaat over de rollen binnen de processen, zoals bijvoorbeeld Leider CoPI, Operationeel Leider, informatiemanager of –coördinator, etc. Onder regie van de Veiligheidsregio worden deze functies opengezet voor alle kolom- en procespartners om hier mensen voor aan te dragen.

5.10 Samenwerken met de functionele keten
Samenwerken met de functionele keten is vanwege verantwoordelijkheidsverdeling, informatie-uitwisseling en het afstemmen van maatregelen vaak noodzakelijk (zie bijlage 8: overzicht (sectorale) bevoegdheden). Waar de vaste kolompartners zoals politie, brandweer en GHOR goed bekend zijn met de GRIP-structuur, is dat bij partijen in de functionele keten niet altijd het geval. Men heeft een eigen opschaling bij crises die niet altijd synchroon loopt met de GRIP-structuur. Bij het verzoeken op een liaison is het dan ook van belang om duidelijk aan te geven of het om iemand op operationeel, tactisch of ­strategisch niveau gaat en welke mandaten daarbij horen. Vervolgens is een korte introductie in welke setting men terecht komt, onontbeerlijk. Zo kunnen organisaties uit de functionele keten effectief aanhaken.

5.11 Adviesfunctie
Het voorbereiden, begeleiden en toetsen (vergunning) van de organisatie van een evenement, is in handen van de gemeente. Het is ook aan de gemeente om te bepalen hoe deze voorbereiding gestructureerd wordt.
Bij de voorbereiding kan de veiligheidsregio uiteraard wel haar ondersteunende en generieke capaciteiten beschikbaar stellen, zoals bijvoorbeeld leiding en coördinatie, crisisdiagnose of multi-informatiemanagement. Daarnaast draagt de veiligheidsregio zorg voor de preparatie van de hulpdiensten (met bijvoorbeeld een scenariosessie voor de dan dienstdoende functionarissen van de crisisteams en het operationeel maken of standby zetten van crisisteams gedurende het evenement.