Aanpassen aan de kenmerken van de crisis
De hoofdstructuur van de crisisorganisatie vormt het vertrekpunt bij de inzet van de crisisorganisatie. Verschillende type crisis vragen iets anders van de crisisorganisatie. Daarom kunnen onze crisisteams adaptief ingezet worden naar de kenmerken van de crisis.
- Belangrijk is de mate van urgentie. De inzet van de crisisorganisatie bij acute crises versus crises die meer sluimerend van aard zijn betekent iets voor de snelheid en wijze waarop de crisisaanpak moeten worden geformuleerd.
- Daarnaast hebben de effecten van het incident of crisis effect op de aanpak van de crisisorganisatie. Bij incidentbestrijding dient de crisisorganisatie direct de beheersbare effecten van het concrete incident te bestrijden, terwijl bij gevolgbestrijding de crisisorganisatie aan de slag gaat met het coördineren van afstemming tussen crisispartners over de bredere gevolgen van de crisis.
Inzet crisisorganisatie bij sluimerende crises
Bij acute crisis is de standaardaanpak met de vaste teams binnen de crisisorganisatie en de alarmering via de GRIP-opschalingsprocedure leidend voor de eerste crisisaanpak. Bij sluimerende crisis is er meer tijd. Dan kan na een zorgvuldige crisisdiagnose een adaptieve crisisorganisatie worden ingericht.
Signaleren van afwijkingen door het VIK-Crisisbeheersing
De maatschappij kan gezien worden als een complexe combinatie van (vitale) processen. De stand van zaken van deze processen noemen we het veiligheidsbeeld van de regio. Een (dreigende) verstoring, hoe klein ook, kan effecten hebben op de veiligheid of publieke gezondheid. Omdat dit de inzet van de crisisorganisatie kan vragen, is het zaak om dergelijke signalen tijdig op te merken.
De taak om dergelijke afwijkingen te signaleren ligt bij het Veiligheidsinformatie Knooppunt Crisisbeheersing (VIK) van de regio. Het VIK is geen fysieke plek, maar is een samenwerkingsverband van informatie- en crisisexperts die het veiligheidsbeeld van de situatie monitoren en indien nodig een analyse van de situatie maken. De monitoring wordt uitgevoerd door de Calamiteitencoördinator op de meldkamer en de VIK-Crisisadviseur, ondergebracht bij de veiligheidsregio.
Indien de afwijking tot een (preventieve) inzet van de crisisorganisatie leidt, draagt het VIK-Crisisbeheersing de casus expliciet over aan de Operationeel Leider of Leider CoPI. De leidinggevenden van de crisisorganisatie maken vervolgens een afweging of (adaptieve) inzet van de crisisorganisatie noodzakelijk is.
Afstemming in een adaptief crisisteam
Het uitvoeren van een (eerste) crisisdiagnose, aansluiten van crisispartners en voorgestelde organisatie van crisisorganisatie vindt plaats in een adaptief crisisteam. In een adaptief crisisteam komen een deel van de reguliere functionarissen van crisisteams uit de hoofdstructuur bij elkaar.
Bij een sluimerende verstoring waarbij verwacht wordt dat de rol van de veiligheidsregio vooral gevolgbestrijding zal zijn, kan de Operationeel Leider een Pre-ROT inrichten. Dit team komt altijd digitaal bijeen. De taak van het pre-ROT is niet om besluiten ten behoeve van directe incidentbestrijding te nemen, maar om een crisisdiagnose uit te voeren, te bepalen welke thema’s relevant zijn voor de aanpak en hoe de crisisorganisatie eruit dient te zien. Hierbij wordt de ambtelijke organisatie van het bevoegd gezag in staat gesteld om met hun bestuurder af te stemmen. Het startbeeld in het pre-ROT komt van het VIK-Crisisbeheersing of vanuit de multidisciplinaire informatiemanagement sectie.
Bij een dreigende verstoring waarbij het nog niet duidelijk is wat de rol van de veiligheidsregio moet zijn of welk team aan de slag moet, kan een afstemmingsoverleg ingericht worden. In het afstemmingsoverleg komen multidisciplinaire crisisfunctionarissen van CoPI en ROT bij elkaar om het beeld te delen en de verdere aanpak te bepalen. De Operationeel Leider zit het afstemmingsoverleg voor.
De rol van de crisisorganisatie
Bij een sluimerende crisis is het van extra belang om expliciet te bepalen wat de rol van de crisisorganisatie van de veiligheidsregio kan zijn. Rollen kunnen zijn:
Vertaling naar langdurige crisisaanpak
Een crisis kan transformeren in een situatie die de inzet van de crisisorganisatie vraagt, maar langdurig en minder intensief is. Op basis van een bestuurlijke opdracht kan na een zorgvuldige overdracht de reguliere crisisorganisatie getransformeerd worden naar een projectorganisatie gefocust op een langdurige crisisaanpak. Focus ligt niet (meer) op incidentbestrijding, maar gaat over afstemming en faciliteren van coördinatie tussen crisispartners.
Hierbij kantelt de bestaande crisisorganisatie naar een projectorganisatie waarin de rol van de leidinggevende (meestal de Operationeel Leider) kantelt naar een programmamanager. Deze heet dan nog steeds de Operationeel Leider, net als dat het crisisteam nog het ROT wordt genoemd. De crisisprojectorganisatie wordt belegd binnen de veiligheidsregio en valt onder het bestuur van de Veiligheidsregio. Ondersteunende processen, zoals informatiemanagement en crisiscommunicatie zijn nog steeds belangrijk en houden ook een rol. Aan tafel zitten niet (meer) de reguliere hulpverleningsorganisaties, maar de crisispartners die op dat moment het meest relevant zijn.
Nafase: crisis na de crisis
De nafase is een cruciaal proces dat al tijdens de crisisfase opgestart wordt. Crises kunnen nog lang doorlopen nadat de feitelijke crisis voorbij is. Een goede overdracht naar een (projectgestuurde) nafase organisatie is belangrijk en start daarom al vóór dat de crisisaanpak van de crisisorganisatie is afgerond. Het traject van herstel en nazorg richting het reactiveren van het dagelijks leven betekent dat situaties weer naar een acceptabel maatschappelijk niveau worden gebracht, bijvoorbeeld door herstelwerkzaamheden.
De nafase is ingericht als een apart proces en vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris van de betrokken gemeente. De gemeentesecretaris kan bepalen om de verantwoordelijkheid te delegeren. Binnen het GBT of RBT is het proces belegd bij de Strategisch Adviseur Bevolkingszorg (binnen de Amstelland gemeenten wordt deze rol ingevuld door de gemeentesecretaris). Al tijdens de crisis wordt er nagedacht over de periode na de crisis.
Ten behoeve hiervan worden er multidisciplinair nafasethema’s opgehaald en verwerkt in een overdrachtsdocument. Dit document wordt overgedragen aan de getroffen gemeente. Het opstellen van een plan van aanpak voor de nafase blijft een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Het proces nafase is niet geregionaliseerd, maar is een verantwoordelijkheid van de VrAA gemeenten zelf. In het geval van een GRIP 4 is, vanwege de omvang of aard van de crisis, de regionale coördinatie van nafase in handen van het PMB van de gemeente Amsterdam (ook wanneer een van de Amstelland gemeenten de incident gemeente is).